Dokumente beim Import aus der EU und Incoterms: wer zahlt den Transport?
Für den Import aus Spanien, Portugal, Frankreich oder Italien brauchen Sie eine Handelsrechnung, einen CMR-Frachtbrief und meist einen Lieferschein; Zoll und Zollanmeldung entfallen innerhalb der EU. Wer den Transport bestellt und bezahlt, regelt die Incoterms-Klausel im Kaufvertrag: bei EXW und FCA der Käufer, bei DAP und DDP der Verkäufer. Ausnahmen sind die Kanaren, Ceuta und Melilla, von dort braucht Ware Zollpapiere.
Welche Dokumente brauchen Sie beim Import aus der EU?
| Dokument | Wer es ausstellt | Worauf Sie achten sollten |
|---|---|---|
| Handelsrechnung | Verkäufer | Ihre USt-IdNr., Lieferbedingung, Stückzahl und Wert |
| Lieferschein (Packliste) | Verkäufer | Anzahl Paletten und Positionen, Gewicht – muss mit der Realität übereinstimmen |
| CMR-Frachtbrief | Frachtführer; unterschrieben von Absender, Frachtführer und Empfänger | Stückzahl, Adressen, Unterschriften und eventuelle Vorbehalte |
Der CMR-Frachtbrief belegt den Abschluss des Beförderungsvertrags und die Übernahme der Ware. Bei der Entladung tragen Sie dort Vorbehalte ein, wenn etwas fehlt oder beschädigt ist.
Incoterms: wer bestellt und bezahlt den Transport?
Die Incoterms sind Regeln der Internationalen Handelskammer, die festlegen, wer auf dem Weg der Ware Kosten und Risiko trägt. In der Bestellung sollte die Klausel mit Ort und Version stehen, etwa „FCA Valencia, Incoterms 2020“.
| Klausel | Wer bestellt den Transport | Wer verlädt | Wann geht das Risiko auf den Käufer über |
|---|---|---|---|
| EXW – ab Werk | Käufer | Verkäufer ist nicht verpflichtet | wenn der Verkäufer die Ware in seinem Lager bereitstellt |
| FCA – frei Frachtführer | Käufer | Verkäufer, wenn der Ort sein Betrieb ist | nach Verladung auf das Fahrzeug des Käufers |
| DAP – geliefert benannter Ort | Verkäufer | Verkäufer | bei Lieferung am Bestimmungsort, vor der Entladung |
| DDP – geliefert verzollt | Verkäufer | Verkäufer | wie DAP, zusätzlich trägt der Verkäufer die Einfuhrabgaben |
EXW oder FCA? Der praktische Unterschied
Bei EXW muss der Verkäufer die Ware formal nicht einmal verladen. Die meisten Lager tun es trotzdem, aber entsteht beim Verladen ein Schaden, trägt ihn der Käufer. FCA ist für Käufer meist sicherer: Der Verkäufer verlädt, und das Risiko geht erst auf dem Fahrzeug über. Bietet Ihr Lieferant EXW an, fragen Sie, ob er die Verladung übernimmt.
Der Verkäufer braucht außerdem einen Nachweis, dass die Ware in einen anderen EU-Staat gegangen ist – für die Steuerbefreiung seiner Lieferung. Er kann Sie daher nach der Entladung um eine Kopie des unterschriebenen CMR bitten. Rechnen Sie damit und bewahren Sie den Frachtbrief auf.
Umsatzsteuer und Statistik – was nicht zum Transport gehört
Bei Käufen zwischen Unternehmen aus verschiedenen EU-Staaten versteuert in der Regel der Käufer im Bestimmungsland den innergemeinschaftlichen Erwerb. Wie genau Sie das buchen und ob Sie Intrastat melden müssen, klären Sie bitte mit Ihrer Steuerberatung; das ist nicht Teil des Transports.
Ausnahmen: Kanaren, Ceuta und Melilla
Die Kanarischen Inseln gehören zu Spanien und zum Zollgebiet der EU, liegen aber außerhalb des EU-Mehrwertsteuergebiets. Ware von dort durchläuft deshalb wegen der Umsatzsteuer ein Zollverfahren. Ceuta und Melilla liegen außerhalb des Zoll- und des Steuergebiets. Die Balearen (Mallorca, Ibiza, Menorca) sind dagegen ganz normaler Teil der EU. Ausnahmen gibt es auch anderswo – in Italien etwa die Gemeinde Livigno.
Checkliste Dokumente
- Vor der Verladung: Stehen Ihre USt-IdNr. und die Lieferbedingung auf der Rechnung?
- Stimmt die Palettenzahl auf dem Lieferschein mit der Bestellung überein?
- Bei der Verladung: Hat der Absender den CMR unterschrieben, und ist die Stückzahl eingetragen?
- Bei der Entladung: Paletten zählen und Verpackung prüfen, bevor Sie den CMR unterschreiben.
- Nach der Entladung: Kopie des CMR aufbewahren – Verkäufer und Buchhaltung brauchen sie eventuell.
Was Sie Ihren Lieferanten fragen sollten
- Welche Incoterms-Klausel bieten Sie an, und was kostet die Ware geliefert (DAP)?
- Verladen Sie die Ware auf unser Fahrzeug, auch wenn Sie EXW verkaufen?
- Schicken Sie Rechnung und Lieferschein vorab per E-Mail?
Was zu tun ist, wenn Ware beschädigt ankommt, beschreibt der Beitrag CMR-Haftung und Warenversicherung. Liegt der Transport bei Ihnen, fragen Sie ihn über den Preisrechner an.